Ako zaznamenávam a sledujem svoje príjmy a výdaje

Toto je článok, ktorý Vám ukáže ako zaznamenávam svoje príjmy a výdaje, a ako to môžete robiť aj vy.

Celkovo sa téme sledovania príjmov a výdajov venujem v samostatnom článku v ktorom vám vysvetlím prečo by ste s tým mali začať aj vy. V skratke, sledovanie príjmov a výdajov vedie k lepšej kontrole nad svojimi financiami a celkovo k finančnej pohode. A už malá zmena v systematickom sledovaní príjmov a výdajov vedie k veľkej pozitívnej zmene na vašom bankovom účte.

• Úvod do sledovania príjmov a výdajov
• Základy systému sledovania príjmov a výdajov
• Online treker
• Excelovský dokument
• Domény
• Sledované kategórie
• Výsledok
• Informácie na zaciatocnik.sk
• Poznámka o príjmoch

Úvod do sledovania príjmov a výdajov

V prvom rade si musíme povedať, že systém ktorý používam som vyvíjal niekoľko rokov a zatiaľ najlepšie zodpovedá mojim osobným potrebám. Vy sa týmto systémom môžete inšpirovať alebo si môžete vytvoriť úplne vlastný systém, či využívať niektororé z online dostupných službieb na sledovanie príjmov a výdavkov.

Osobne nezatracujem kadejaké pokusy bánk o lepšiu vizualizáciu pohybu peňazí na bankovom účte. Pravda je ale taká, že nie všetky finančne transakcie sa dejú cez jednu banku a preto je nutné vytvoriť si osobitný systém na sledovanie príjmov a výdajov, ktoré sa dejú v rôznych monetárnych formách a systmémoch (cash, banky, gastrolístky, kredity, pôžičky, …) .

Môj systém na sledovanie príjmov a výdajov je stále v procese zmien a prispôsobuje sa mojim potrebám. Nič ale nie je vytesané do kameňa a všetko čo tu napíšem sa neustále vyvíja a v čase mení.

Základy systému sledovania príjmov a výdajov

Základom systému sledovania príjmov a výdajov pozostáva z dvoch častí. Prvou je momentálne obyčajná Excelovská tabuľka, resp. online obdoba služby Google Docs – Sheet, do ktorej zaznamenávam mesačný prehľad. Druhou je jednoduchý treker denno-denných výdavkov, ktorý som si sám naprogramoval. Sledovanie denno-denných výdavkov môžete samozrejme robiť vy využitím niektorej z online alternatív.

Online treker

Keď som s podrobným sledovaním svojich výdavkov začínal v januári roku 2013, začal som používať obyčajný Excelovský dokument, resp. jeho online variantu na Google Docs Sheets. Po čase som si naprogramoval vlastnú online aplikáciu na sledovanie výdavkov, ktorý som nazval jednoducho Projekt Seed (z anglického slova seed, t.j. semienko – tak ako rastú rastliny z malého semiačka budú rásť aj moje peniaze). Zmyslom sledovania príjmov a výdavkov je totiž množenie vašich peňazí ich neustálou kontrolou a manažmentom. A tak ako malé semienko dokáže vyrásť v obrovský strom ak sa oň dobre staráte (zalievanie, hnojenie atď.), môže i denno-denne sledovanie a manažment peňazí viesť k veľkému bohatstvu.

Excelovský dokument

Po čase sa mi Excelovský dokument stal už ťažkopádnym riešením na zaznamenávanie denno-denných výdajov a bol nahradený Seed projektom. Pri Google Docs Sheets (Excel dokument) som však ostal aj naďalej. Dôležitejšie viac ako to za čo som utrácal v jednotlivé dni bolo to ako som si viedol v dlhodobom rámci. Preto som pri Google Sheets ostal ale začal som v ňom sledovať len mesačné a ročné výdavky, zatiaľ čo Projekt Seed používam na denno-denne zaznámeniavanie účtov za výdaje.

Kedže príjmov mám neporovnateľne menej ako denno-denných výdavkou, na zaznamenávanie príjmov taktiež vzužíval Google Sheets. Viac o zaznamenávaní výdavkov nižšie.

Domény

Ja osobne mám momentálne 2 veľké celky kategórí výdavkou, ktoré zaznamenávam. Prvou je môj osobný život do ktorého patrí v podstate všetko okrem príjmov a výdavkou na veci okolo počítačov. Som programátor a prevádzkujem niekoľko webou. Rozhodol som sa oddeliť príjmy a výdaje v rôznych kategóriách v rámci IT a technológii (webhosting, hardware, certifikácie, affiliate marketing, …) do osobitnej domény.

Pod doménami si tak môžete predstaviť väčšie celky kategórii, ktoré chcete sledovať. Mali by to byť zároveň aj väčšie celky, ktoré budú existovať dlhí čas a nemalo by ísť o sezónne projekty. Výdavky na staubu novej garáže si môžete sledovať ako iné výdaje. Alebo pravidelné výdaje na vaše auto sú stále vašimi pravidelnými výdajmi na dopravu. Deti môžu byť taktiež samostatnou kategóriou vo vašich pravidelných osobných výdajoch.

Ak však deti aj vaše auto budú potrebovať špeciálnu pozornosť a budete do nich investovať, resp. vynakladať výdaje pravidelne v rôznych kategóriách (autičkari napríklad radi pravidelne čistia svoje auto a deti zase stále niečo potrebujú na svoje krúžky) môžete vybrať tieto záujmy do vlastnej domény a sledovať ju osobitne. To isté môžete urobiť pri pohľade zo strany príjmov. Ak v určitom smere máte viacero príjmov, možno je zdroj príjmov (a výdavkov) vhodné obrátiť do osobitnej domény

Sledované kategórie

Ako mi povedal raz jeden známy: „V excelovských tabuľkách by sa dal namodelovať celý svet“. Mne v ňom však stačí sledovať len pár kategórii veľmi dlhí čas.

Základom sledovania príjmov alebo výdavkov je vytvorenie kategórii do ktorých budeme príjmy a výdaje kategorizovať. A keďže zdroje príjmov má normálny človek oveľa menšie množstvo ako množstvo každodenných výdavkov, chcel by som Vám ukázať len moje kategórie výdavkov.

• Jedlo všeobecne – Do tejto kategórie patrí všetky výdavky jedlo, ktoré nepatrí do ostatných kategórii s jedlom. Ide najme o denno-denne nákupy jedla, kategóriu tvoria výdaje na majoritný obsah obchodov s potravinami u nás. Ide o jednu z najväčších pravidelných výdajov v mojom sledovaní výdavkov a určite o najväčšiu položku v každom rodinnom rozpočte. Preto ak chcete vedieť ako šetrím pri nakupovaní jedla prečítajte si môj článok Ako ušetriť pri nakupovaní jedla.
• Jedlo reštaurácie – Sem patria všetky výdavky na jedlo, ktoré vzniknú tým, že namiesto prípravy jedla doma sa najem niekde vonku. Patrí sem napríklad každodenne obedné menu v reštaurácii alebo bistre, či piatková pizza alebo kebab. Osobne si pridávam pri objednávke pizze, že ide o pizzu aby som vedel ako často si túto kalorickú bombu objednávam.
• Jedlo fitness – Tu patria všetky výdaje na jedlo spojené s fitness kultúrov. Pod väčšinou jedla si treba predstaviť proteínový prášok alebo proteínové tyčinky. Ale pozor! Ak je energetická tyčinka kúpená na to aby som ju skonzumoval v rámci fitness tréningu, patri do tejto skupiny. Ale ak ma sladkastú príchuť a kúpim si ju len tak, patrí do skupiny sladkého jedla.
• Jedlo sladké – Sem patrí všetko čo obsahuje cukor. Ak si túto kategóriu urobíte, budete možno prekvapený koľko mesačne míňate na cukor.
• Transport dlhý – Sem som sa rozhodol pridať všetky výdaje v rámci dlhých – medzimestských presunov. Momentálne nemám auto a tak využívam najmä verejnú hromadnú dopravu (vlaky, , autobusy, lietadlá). Patria sem teda výdaje na dopravu za dovolenkou alebo výdavky „na benzín“ ak ma vezie niekto známi. Ak by som aktívne využíval car-sharing alebo Blabla car, táto sekcia by bola tým správnym miestom na zaznamenávanie výdavkov.
• Transport krátky – Do tejto kategórie patria v podstate lístky na hromadnú dopravu. Ak si kúpim ročný lístok na mestskú hromadnú dopravu, podelím si ho počtom mesiacov v roku a pridám si výdavok do každého mesiaca v roku ako výdavok v daný mesiac na dopravu. Ihneď je vidieť, že mestská hromadná doprava sa oplatí viac ako nákup individuálnych lístkov. Tento koncept však budem musieť prehodnotiť po zmenách v pracovnom režime, ktoré priniesol rok 2020. V každom prípade sem patria individuálne lístky z MHD z ktoréhokoľvek mesta ktoré navštívim.
• Transport služby – Toto je momentálne poslednou kategóriou, ktorú som v rámci svojho systému vytvoril. V poslednom čase som aspoň raz mesačne z nejakého dôvodu využil službu Uberu alebo taxi služby a preto som sa rozhodol oddeliť tieto výdaje od samostatnej kategórie služieb. Platím totiž za prenos z bodu A do bodu B a pri prevoze ma až nezaujíma kvalita poskytovanej služby.
• Bar – Do tejto sekcie patria všetky peniaze vynaložené na nákup alkoholu. Budete sa čudovať ale občas je dobre sa do nej pozrieť a zistiť akou troskou ste sa stali. Vidieť nárast výdavkov v tejto sekcii je dobrou záchrannou brzdou pred väčšími problémami.
• Telekomunikácie – Sem patria všetky výdaje v rámci platenia za telefón. Budete sa diviť ale už od detstva používam rovnaké číslo s nabíjacím kreditom. A odkedy mi súčasný zamestnávateľ poskytol firemný telefón, moje osobné náklady v tejto sekcii sa prepadli na nulu. Viac ako možnosť telefonovať, je v Európe už dôležitejšia dostupnosť internetu. Pripojenie domácnosti k Internetu seldujem v samostatných výdavkoch pre domácnosť.
• Drogéria – Tu dávam krémy, zubné pasty, šampóny, kontaktné šošovky …
• Administratíva – Pod administratívou sa myslia administratívne poplatky, známky, kolky. Sú tu všetky jednorazové poplatky ktoré sú spojené s nejakými službami alebo legálnymi záležitosťami.
• Zdravie – Tu zaraďujem všetky služby, nástroje alebo veci, ktoré zlepšujú moje zdravie. Môže ísť o zdravotné pomôcky alebo doplnky, ktoré som sa už rohodol kúpiť sám alebo mi boli najako lekársky nariadené. Patria sem napr. drobné fitness nástroje ako napr. gumové pásky, fitness náradie, wellness procedúry, vstupy do sauny… Táto kategória je myslím si vhodnejšia na sledovanie výdajov za vitamíny a doplnky výživy ako kategória lieky alebo fitness doplnky.
• Lieky – Výdavky za všetky produkty ktoré sú mi určené na to aby zlepšili môj zdravotný stav v chorobe alebo mimo nej. Patrí sem nákup liekov alebo aj nedoplatky za lieky.
• Kultúra a umenie – Sem patria napr. lístky do galérii, múzea alebo na koncerty či festivaly.
• Zábava – Tu pridávam výdaje za vstupenky do kina, nákup predplatného streamovacích služieb, nákup počítačových hier alebo kníh (také knihy ktoré neslúžia na moje vzdelávanie). Osobne kino nepovažujem už za tak veľmkú formu umenia pretože vďaka dostupnosti televízie sa médium rozšírilo a pohltilo priestor ostatným formám umenia. To isté sa dnes deje s trhom počítačových hier, ktoré začína kanibalizovať práve médium televízie a filmu. Knihy, ktoré slúžia na moje vzdelávanie alebo v rámci mojich bussinesov, sledujem v samostatnej kategórii výdavkov na vzdelávanie v doméne určenej mojim bussnisovým aktivitám.
• Móda – Výdaje za vecí ktoré si obliekam – topánky, oblečenie, doplnky.
• Priateľka – Túto kategóriu asi netreba veľmi vysvetľovať. Money pit.
• Služby – Tu patria všetky výdaje v rámci platenia za služby, ktoré nechám urobiť iných ľudí. Napr. strihanie vlasou alebo oprava pokazených vecí. Kedysi som do tejto sekcie pridával aj cenu za poštové a doručovateľské služby. Rozhodol som sa však tieto poplatky pridať do ceny samotného produktu, keďže mnoho vecí nakúpených cez internet nie je možné získať bez poštovného zadarmo a preto je poštovné súčasťou ceny nakúpeného produktu.
• Služby – prepitné – Do tejto špeciálnej podsekcie sledujem všetky výdaje, ktoré som nechal ako prepitné za poskytnuté služby. V roku 2020 to bolo najmä prepitne kuriérom s jedlom, inak ide o prepitné čašníkom a kuchárom v baroch a reštauráciách.
• Chod domácnosti – Patria sem menšie výdavky na chod domácnosti ako napr. výdavky za čistiace prostriedky. Nepatria tu výdavky za nábytok alebo opakujúce sa platby za iné menšie veci do domácnosti (napr. kvety). Tieto výdavky sledujem v samostatnej doméne.
• Iné – Do tejto skupiny patrí v podstate všetko čo sa nezmestilo do predchádzajúcich kategórii. Patria sem napr. platby za kvety do domácnosti alebo výdavky za darčeky pre rodinu, priateľov alebo známych na Vianoce alebo iné sviatky. Ide jednoducho o všetko, čo nedokážem kategorizovať do žiadnej z predošlých kategórii.

Ak sa pozriete na kategórie mojich výdavkov môžete vidieť, že ide viac-menej o jedinca, ktorý je slobodný a bezdetný, nezaťažený žiadnou ťarchou ako hypotéka alebo splátky za auto. Preto ak si budete budovať vlastný systém môžete zvážiť práve tieto možnosti:

• Auto je jedna obrovská jama na peniaze. Ale aj tu sa oplatí podrobne rozdeliť platby a výdaje do individuálnych mesiacov. Splátky za auto, benzín, poistenie, údržba. Všetko sa dá sledovať.
• Ste mladý pár alebo už rodina. Môžete svoje výdaje kombinovať alebo ich viesť za všetkých alebo sledovať výdaje za každého jednotlivca individuálne. Najdôležitejšie je sledovať svoje výdaje pravidelne a čo najpodrobnejšie.
• Ak máte hypotéku alebo iné náklady spojené s bývaním (prestavba), sledujte ich v separátnej doméne výdavkov.

Vytvorenie kategórie príjmov je v podstate obdoba vytvorenia kategórii výdajov. Túto tvorbu však nechám na Vás.

Okrem osobných výdavkov vymenovaných vyššie sledujem výdavky aj v rámci domácnosti v ktorej žijem, resp. bytu ktorý si prenajímam. Tieto kategórie sú nasledovné:

• Nájom – mesačná čiastka ktorú platím za nájom bytu, ktorý si prenajímam alebo som platil ako nájom v byte v ktorom som býval v spolubývaní.
• Internet – mesačné výdaje za internetové pripojenie.
• Plyn – mesačné výdaje za plyn.
• Elektrina – mesačné výdaje za elektrickú energiu.
• Nábytok – sem patria všetky výdaje za nákup nábytku. Od malých vecí ako škrabky na zemiaky v kuchyni, až po veľké výdaje ako posteľ či televízor.
• Provízia – toto je rozpočítaná suma provízie realitnej kancelárie ktorú som zaplatil pri získaní bytu. Táto čiastka sa prepočítava každý mesiac. Aj keď ide o veľkú sumu na začiatok nájmu. Po niekoľkých rokov v jednom byte ide o zanedbateľnú čiastku ktorá sa pripočítava k celkovým mesačným nákladom na bývanie.

Výsledok

Výsledkom môjho každodenného a poctivého úsilia je dokument, ktorý zachytáva pohyb každého centu smerom dnu alebo von na mojom bankovom účte. Je to neuveriteľné posilňujúci pocit pozrieť sa na tento dokument v časovom rámci niekoľkých rokov a vidieť kde som v minulosti bol a kde som teraz. Nie všetko je tak ružové ako sa na prvý pocit zdá, i ja mám svoje finančné ťažkosti ktoré som počas tých rokov musel prekonať. Ale minimálne mať možnosť pozrieť sa na ten časový rámec a vidieť prečo niečo nešlo alebo naopak išlo vám dáva možnosť lepšie analyzovať budúcnosť a lepšie sa pripraviť na roky ktoré ešte len prídu.

Informácie na zaciatocnik.sk

Vo svojich pravidelných správach o príjmov a investíciách informujem pravidelne v 2 tabuľkách o svojich výdavkoch.

Prvá tabuľka kombinuje 2 najväčšie kategórie výdavkov v mojom finančnom portfóliu. Kombinuje výdavky za jedlo a ubytovanie. Ak si sledujete podobne svoje výdaje, myslím, že každí si dokáže na tejto tabuľke urobiť dobrý a porovnať svoje 2 najväčšie výdavky.

Druhá tabuľka kombinuje 2 najväčšie kategórie výdavkov (jedlo a ubytovanie) s kombináciou všetkých ostatných výdavkov. Jedlo a ubytovanie sú 2 základne náklady na život. Všetko ostatné je extra.

Zmyslom týchto tabuliek je tá najdôležitejšia vec – ukázať vám že nezáleží koľko míňate pokiaľ miniete menej ako zarobíte. Najdôležitejšia je totiž miera šetrenia. To je cesta k bohatstvu, takto ľudia v podstate bohatnú. Rozdiel medzi vašimi výdajmi a príjmami musí byť čo najväčší. A ak nie ste aspoň v pluse, vaše stratí musíte minimalizovať. Miera mojich pravidelných uspor od roku 2013 sa pohybuje na úrovni 30%.

V súčasnosti žijem v Českej Republike, v Prahe a zaznamenávam svoje výdavky namiesto Českej Koruny v Eure. Je to preto, že svoj systém mám v dlhodobom horizonte nastavený v Eure už od roku 2013 a momentálne sa ho nechystám meniť. Je to síce už dlhšie trochu prácnejšie na synchronizáciu s denno-dennou zmenou výmenného kurzu, ale na všetko sa dá zvyknúť. Ako výmenný kurz používam kurz Národnej banky Slovenska v ten moment v aký sa k zaznamenávaniu výdavkov dostanem. Preto hoc míňam v Českých Korunách, realita v Eure sa môže mýliť len jednotke desatinného čísla celkovej sumy celomesačných výdavkov. A to je zanedbateľná chyba.

Poznámka o príjmoch

Vo svojich pravidelných správach o príjmov a investíciách sa tak isto vyhýbam informovaniu o mojich príjmoch. Momentálne považujem svoje príjmy za vec o ktorej nechcem a nemôžem verejne informovať. Dúfam, že v budúcnosti sa to zmení. Ale môžem aspoň načrtnúť, že moje príjmy dosahujú ohodnotenie niekde medzi FullStack/Software a DevOps Engineer, na úrovni Mid-Senior (čokoľvek si pod tým predstavíte) s niekoľkoročnými skúsenosťami v Prahe.

Ak chcete vedieť viac odporúčam stránku platy.sk, platy.cz alebo profesia.sk či profesia.cz.